A fin de generar mayor eficiencia y transparencia en la gestión de la institución, el Ministerio de Relaciones Exteriores avanza en su plan de modernización y mejora continua que permita a la institución cumplir a cabalidad la tarea de proyectar la imagen de Panamá como país amante de la democracia, los derechos humanos y el medio ambiente.
Con la implementación del sistema TRANSDOC, a inicios del 2015, se ha agilizado la gestión de la correspondencia oficial que ingresa, que circula al interior y/o que sale de la institución. Esta herramienta además, ha permitido fortalecer mediante, un estricto control, el estado de los documentos que se encuentran en gestión, ha añadido transparencia interna al proceso de circulación y procesamiento de los documentos internos y externos y ha facilitado la medición de la eficacia y eficiencia de las Direcciones Generales para realizar los diversos trámites de correspondencia, estando la información disponible en todo momento.
Mientras que, con la automatización de los trámites de autenticaciones y legalizaciones se ha incrementado casi el 60% del total de los recaudos ingresados a la Dirección General de Ingresos y proporcionado un mejor control de las firmas autorizadas. En lo que va del 2017 se han procesado un total de 98,731 solicitudes, se han realizado 53,197 apostillas, se han procesado 44,620 solicitudes de certificaciones y se han recaudado 448,634.00 dólares.
Se optimizaron además los procesos de requisición, adquisición y pago de las compras permitiendo trazabilidad y digitalización de los trámites, generación de indicadores y mejora continua. Este año se han realizado más de 800 trámites de requisiciones de bienes, se han iniciado alrededor de 400 trámites de compras y 142 trámites de recepción y pagos de bienes y servicios iniciados al 30 de septiembre de 2017.
Cabe señalar que, la Oficina de Planificación Estratégica, encargada de impulsar, planificar y monitorear las metas de la Institución, ha implementado el sistema de automatización de privilegios e inmunidades diplomáticas, con el que se busca una reducción en el tiempo de emisión de los trámites del cuerpo diplomático acreditado en Panamá, así como una importante reducción en la utilización de papel y en el tráfico de ciudadanos en la Cancillería; a la fecha, el 55 por ciento de los trámites ingresados a la plataforma han sido terminados mientras que el 45% restante se encuentra en gestión.